常见问题
 
图书监查常见问题解答
2009-07-20

图书监查人员常见问题解答

 

 

有关监察员申请:

Q1.  如何与图书监查小组建立联系,获得更详细充分的有关信息?

Q2.  监察员必须首先是OCEF的义工吗?

Q3.  为什么监察员的申请手续那么复杂?批复时间那么长?

Q4.  一定要寄送打印手签的《监察员申请表》才能成为正式监察员开展工作吗?

Q5.  为什么要给监察员购买旅行意外保险?

有关图书监查前准备:

Q6.  监察员申请获批后,需要经过哪些流程才能开展一次图书监查活动?

Q7.  会不会监察员申请获批了,但是某一次的图书监查计划不能获批或者无法执行?

Q8.  图书监查组会提供哪些监查必须资料? 需要准备多少份?
Q9.
为什么不能假期的时间去做图书监查?

 

有关图书监查工作中:

Q10. 图书监查工作需要了解资助点的什么情况?
Q11.
走访中的吃住行如何安排?

Q12 .
协调员在图书监查中担任什么角色?监察员如何处理与协调员的关系?

Q13. 如果监查中发现了校方不符合OCEF规定的问题和其它违规现象,如何处理?

Q14. 如何回应校方或者协调员提出的更多地资助图书,或者请求资助贫困学生的要求?

Q15. 走访过程中如果出现疑问或者其他紧急状况,应该和谁联系?

有关图书监查工作后:

Q16. 走访结束后还有哪些工作?
Q17.
可以发表哪些心得?


Q1.  如何与图书监查小组建立联系,获得更详细充分的有关信息?

A1.  如果您对图书监查工作有兴趣,可以发送邮件到oceflib_inspection@126.com,或者加入我们的工作QQ群:70413751,我们有义工轮流值守,可以及时解答您的疑问。

 

Q2.  监察员必须首先是OCEF的义工吗?

A2. 不一定,有很多朋友利用工作、旅游之便,从事图书监查工作,只要按照流程提交申请,获准后就能成为我们OCEF的监察员。监察员可以是一次性工作的,也可以成为长期的监察员。

 

Q3.  为什么监察员的申请手续那么复杂?批复时间那么长?

A3.  OCEF的图书监查工作非常重要,每一次监查活动都必须保证其有效性,对监察员的素质和能力有一定的要求,所以在申请内容上比较全面,核实过程比较严谨,审批手续略为复杂。加之所有相关工作人员也都是义工,利用业余时间工作,请各位志愿者予以体谅和配合,一次性按要求完整、详细填写申请表,并按要求及时提交相关材料,这样就能缩短批复时间,及时进行监察活动。

 

Q4.  一定要寄送打印手签的《监察员申请表》才能成为正式监察员开展工作吗?

A4.        是的。为了监察员对自己负责,也为了维护公益组织的正规流程,OCEF要求每位申请人员必须按要求寄交纸质的手签表格,才有可能成为监察员开展工作。如果遇特殊紧急情况,申请人员需要马上出发前去监察时,经图书监查小组的同意,申请人可先提交扫描签名版的《监察员申请表》替代,但是之后及时补寄打印手签版文件。

 

Q5.  为什么要给监察员购买旅行意外保险?
A5. 
因为OCEF的资助点都在贫困地区,监察员不会像在城市里一样有便利的交通和自然条件。在走访过程中凡是遇到需要在人身安全和资料调查之间做选择的情况,监察员永远要以人身安全为主。海外中国教育基金会规定给每位即将执行探访任务的监察员购买旅行意外保险监察员应选择由海外中国教育基金会购买的旅行意外保险。当然,如果监察员自己已经购买了其他类似保险,也可以放弃由海外中国教育基金会规定购买的旅行意外保险,个人自行负责监察工作期间的任何意外。

 

Q6.  监察员申请获批后,需要经过哪些流程才能开展一次图书监查活动?

A6.  通常要经过以下四个步骤:

1)  监察员根据自己的出行(工作、旅行)的目的地,结合图书监查小组提供的监察学校名单,做出监查学校的选择,并告知图书监查工作人员;

2)  图书监查工作人员在与监察员、校方进行充分沟通后,确认监察员的体能、时间、财力、安全可以进行此次监查活动后,向监察员提供待监查学校的详细清单,包括学校具体地址、校方代表姓名、电话,协调员姓名、电话等,监察员根据以上信息,按监察流程提交具体的监察计划,同时提交监察预算申请(如需报销费用),发送图书监查工作人员完成图书监查内部报批流程;

3)  计划及预算获批后,监察员根据学校名单,在论坛里查找、下载并熟悉学校的相关资料(包括学校基本条件,OCEF何时捐赠,捐书的数量、类型,学校的读书活动,优秀的图书管理老师等),图书监查组同时也会提供其他监查必须资料(见Q6&A6),并会和待监查学校提前打好招呼。详细情况,请参见图书监察员须知:

http://china.ocef.org/?uid-1-action-viewspace-itemid-865

4)  监察员按监察员须知打印、准备好相关资料,与学校做好联络,准备好个人必备的证件、衣物、洗漱用具、简单药品(感冒、退烧、去疼、治拉肚子等等),就可以开始出发进行监查工作了。

 

Q7.  会不会监察员申请获批了,但是某一次的图书监查计划不能获批或者无法执行?

A7.  有这样的可能。一般有三方面的可能性会导致您原定的图书监查计划暂时无法进行:1)监察员申请是全国同时进行的,当您的监察员申请批复下来后,您当初计划前往的学校有可能已经有其他监察员开展工作了,那么您只能选择其他学校进行监查;2)我们的学校通常地处偏僻,交通不便,而监察员开始无法预估在途时间和艰难程度,实际咨询后发现与您原来初步计划的时间不吻合,或者考虑到监察员的安全(特别是单身女性),图书监查工作人员建议您暂时放弃监查活动;3)因为天气恶劣、施工或其他不可抗力,造成待监查学校短期内无法前往时,您需要延后或者暂时放弃您的监查计划。出现这样的情况,还要请监察员保持平和的心态,继续保持对监察工作的热情,等待下一次合适的机会。

 

Q8.  图书监查组会提供哪些监查必须资料? 需要准备多少份?
A8. 
图书监查具体计划批准以后,图书监查组会向您提供如下资料:

1)  空白表格-学生调查问卷(每所学校准备4-10份,根据学生总人数和调查形式决定);

2)  空白表格-图书管理老师调查问卷(每所学校准备1-3份、根据图书管理形式决定);

3)  空白表格-图书监察报告(每所学校1份,现场草拟,随后完成正式版);

4)    空白表格-图书资助申请表(一般一个地区可以多带5-10份,供希望得到OCEF资助的学校使用);

5)  图书组需要了解的该学校的其他信息

 

Q9. 为什么不能假期的时间去做图书监查?

A9.  图书监查目的是为了了解学校图书室的开放情况,假期,包括寒,暑假,十一,五一等等,也是学校的假期,图书室不开放,不能了解情况,所以不能利用假期时间去做图书监查。

 

Q10. 图书监查工作需要了解资助点的什么情况?
A10.
监察员到学校需要了解:

1)    图书室管理:包括图书室的开放,管理情况,详见图书监查表格;

2)  阅读情况:围绕图书室的,学校促进阅读的活动,比如,是否开展阅读课,读书活动情况等等,这些可以通过图书监查表格里面的老师,学生调查问卷里面表达;

3)  老师,同学的需要,建议等等:围绕图书馆,老师,孩子们最喜欢,最需要的书,对图书馆的建议等等,这些也可以通过图书监查表格里面的老师,学生调查问卷里面表达;

4)  除了书面资料外,还需要按图书监察员须知的要求,拍摄照片,忠实记录校方情况。

 

Q11. 走访中的吃住行如何安排?
A11.      
基金会规定实际报销额为:走访每个资助点单独的图书项目,一个地区三个以上学校进行监察,整个地区监察补助不超过400元人民币;对单个学校图书监察的补助每个点不超过200元人民币。费用确实有限(因为这些都列为公益组织的管理费用,我们希望尽可能把所有捐款用于需要帮助的孩子),可以参考如下建议:
吃:由于贫困地区一般道路不好,孩子们住的也可能相隔很远,所以要带足够的食品和水。 

如果是在孩子家用饭住宿,注意给孩子家庭一些饭钱或买一些实用物品送给孩子家庭。
住:可以考虑住宿在当地农家。如果附近有学校的话,也可以和校长联系后在学校留宿;如

果情况不允许则要在天黑前赶回县城,如在县城住宿的话最好是选择国有单位的招待所,不能选择车站附近的私人小旅馆。
行:在抵达县城时最好寻找当地向导,向导要能够提供合理的路线安排和安全的交通工具。

 

Q12 .协调员在图书监查中担任什么角色?监察员如何处理与协调员的关系?

A12.       协调员是工作在最基层的OCEF的义工,他们中的绝大多数是在当地从事教育或者社会工作相关行业的热心人,有些是已经退休却在贡献余热的老人。他们为我们提供了需要资助学校的第一手资料,监察员应对协调员给予足够的尊重。监察员可以在前往监查前通过图书监查组了解当地是否有协调员,协调员的个人情况,与OCEF的关系等,并可以提前适当做一些沟通,特别是对于当地地理环境、交通情况的咨询。为了保证图书监查的公正性,一般情况下,不要与协调员一同前往需要监查的学校;如果因为路途原因,必须由协调员陪同时,在进行现场调查时,尽量请协调员回避。由于OCEF对协调员有一定的补贴,原则上不再另外支付协调员其他费用。陪同中如确需发生协调员额外的交通费,最好请协调员提前说明,并事后写一份费用证明或者收据。

 

Q13. 如果监查中发现了校方不符合OCEF规定的问题和其它违规现象,如何处理?

A13. 出现这样的现象,多数是当地学校条件艰苦,暂时无法满足我们的要求,或者说经验不足,操作不当,也有可能是老师、学生喜欢而当任领导不够重视,一般很少出现故意欺瞒、借机索要的现象。对此,监察员应该具有良好的心理素质和沉着应对的能力,给予充分理解,积极沟通,提供良好建议和意见,问清困难,如实记录情况,回来向图书组反应,想办法解决。但是务必做到:不在当面批评,不做人身攻击。

 

Q14. 如何回应校方或者协调员提出的更多的资助要求?

A14. 由于受资助学校条件艰苦,加上校方或者协调员并不一定完全明白监察员的身份,他们有可能会向监察员提出继续资助图书的要求,有些还希望OCEF帮助资助贫困生,请监察员在表示理解的情况下,耐心应对,做出说明:

1)自己会如实进行报告,是否继续图书资助,将由图书组根据全面计划预算最终确定;

2)由于国家实行两免一补,所以目前OCEF1-9年级的助学规模是逐年降低的,一般情况就不开新点了。高中组只资助优秀学生,如果想在当地开展高中生的资助,可以请当地的老师给高中组写邮件。zhanglan@8163.net.cn,张岚,高中组组长。

助学活动不是能由监察员完成的,必须要有当地的协调员来做。监察员最好不要顺便走访,因为有很多的政策性问题,咨询了解相关政策后,再开始家访比较好,因为一旦家访了,学生和学校总是会抱有一些希望的。一旦走访来的同学如果不能通过,会让孩子觉得很失望。助学和图书有所区别,毕竟是直接发钱,所以对协调员和学校的要求比较多一些,开新点的手续比较繁杂,在新点审批通过以前,不建议进行家访,因为一旦家访,学生和学校会有种“已经同意”的错觉。

 

Q15. 走访过程中如果出现疑问或者其他紧急状况,应该和谁联系?
A15.
监察员如果在走访过程中突遇紧急问题:如临时施工无法到达学校,或者工作、家庭有急事无法完成监查工作,或者校方给予刁难等,务必以“人身安全”为第一宗旨,然后第一时间与一直负责培训、跟踪的图书监查组的相应义工取得联系,由他/她代为确认有关信息,或者明确有关决定。总之,监察员在走访整个过程中,务必要让图书监查组了解到自己的行踪,确保安全。

 

Q16. 走访结束后还有哪些工作?
A16.
图书监查工作完成之后,监察员应在一个月内向图书监查组提交问卷、报告的纸质版、电子版和经过整理的照片,及其他监查组授权了解的信息,报告只需要客观地描述所见所闻。同时,希望监察员将监察心得进行汇总并在论坛交流。

 

Q17. 可以发表哪些心得?
A17.
原则上,只要监察员的文章不涉及敏感的政治问题、宗教问题、民族问题、个人隐私,不包含人身攻击或者对OCEF等公益组织的侮辱性言论,尽可以发表您的所见所闻所感,我们尤其欢迎针对OCEF图书工作的有建设性的意见和想法。与OCEF图书监查工作密切相关的,请您发布在OCEF中国区论坛内图书工作版块中;其他的感想,可以发表在相关版块,或者自己的私人空间。

 

更多问题,请参阅定期更新的《监察手册》和《图书监察须知》,或者向图书监查组了解。图书监查的全部资料,请参见OCEF中国事务网站-图书监查 http://china.ocef.org/articlelist-55.html

 

 

Copyright 2007 OCEF.all rights reserved 京ICP备10026904号 关于我们 - 联系我们