学校后期组联络工作内容

心笙 · 发表于 2005-7-19 00:17:21

本帖最后由 samen 于 2013-12-30 04:00 编辑

最近上海组募书活动轰轰烈烈，让在深圳的我甚是羡慕，咋我在上海时就没有这么多好事呢，遗憾啊遗憾…… 
 
苏老师说暑期准备一次捐赠十来个学校，学校组甚是缺人，且运宝又很忙，我呢心有余却是没法亲自参与到当中来，负责学校联络的事情就只有靠兔兔和上海组其他临时负责学校联络后期工作的朋友们了。 
 
离开上海前曾经负责过几个学校的学校联络工作，现在大致回忆一下上海学校组的工作内容，请运宝木兰兔兔及ocef图书项目兄弟组的同志们来补充： 
 
1. 在学校资料及其受助书目论坛接受任务，确定捐助学校 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/bbs/Board/Board.asp?BoardID=333">http://china.ocef.org/ocef/bbs/Board/Board.asp?BoardID=333</a> 
就现在上海组的情况来说，已经有十多个学校，那就说明这一步骤已经完成 
 
2.查看自己所负责联络学校的详细情况，可在学校资料及其受助书目论坛查找以该校名字命名的帖子，比如：安徽省太湖县徐桥镇唐大小学 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/bbs/Announce/Announce.asp?BoardID=333&ID=8540">http://china.ocef.org/ocef/bbs/Announce/Announce.asp?BoardID=333&ID=8540</a> 
从帖子中要找出如下中要信息： 
1）学校联系人姓名，联系方式 
2）该学校需要多少书籍 
书籍配备标准，一般为人均达到3-5本，比如：唐大小学有175人，现有藏书280册，则唐大小学所需图书为175*3-280=245到175*5-280=595本，上海图书小组可根据自己目前图书数量自行确定捐赠数量。 
3）该校所需要的书籍分类情况，比如唐大小学： 
“我校需要课外儿童读物占80%，教师教学用书占10%，学生学习用书占10%。” 
 
3.联系受捐助学校联系人，和他确认该校相关情况，包括书籍数量，书籍接收方式，接收地址 
 
4. 请理书组准备书籍，告知所需书籍数量类别和捐助学校的名称及联系人、联系方式。 
 
5.书籍备妥后，再次和学校方联系人确认运输方式，并告知其书籍即将发出 
 
6.联系理书组，将图书装箱，在箱子表面贴上捐助学校的名字，联系人及联系方式 
 
7.书籍发出后，联系校方，告知大致到达日期，同时按照统一格式mail通知becky发统一信（rebecca.zhao@atkearney.com），统一信内容格式见第二楼，并在学校资料及其受助书目论坛该校专帖后汇报工作进度。 
 
8.书发出一周后和学校联系，确认书和统一信是否收到，提醒学校反馈。 
 
9.整个联络过程结束后，告知运宝更新“上海小组现有图书情况及收书发运记录”<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/bbs/Announce/Announce.asp?BoardID=203&ID=7980">http://china.ocef.org/ocef/bbs/Announce/Announce.asp?BoardID=203&ID=7980</a>，之后每隔一段时间练习学校询问图书使用情况并反馈给学校组，商量是否进行二期捐助 
 
10.如有关于二期捐助的标准和运费报销等问题 
 
云鹰发表: 2005-08-03 18:38:22 人气:48 楼主 
 
请上海组注意，请使用新修订的图书捐助标准 
 
在最近看到上海组还在沿用以前的学校捐助标准，根据学校反馈的情况已经重新修订了捐助标准，现将新修订的标准重新发出来，方便大家工作： 
 
学校图书捐助标准 
1）学校的态度是第一条。所以我们坚持图书资助申请表收到才寄书。孩子都等了那么多年了，也不在乎这几天。寄给学校的申请材料帮助我们对学校图书工作的要求，从他们的表格填写中我们可以很好地看出他们的态度。 
今后，请学校和一线义工寄平信就好。拍照扫描也行，原件寄来存底。 
2）捐助次序 
捐助与否取决于人均可用书。 
小学2册以内，中学5册以内优先捐助， 
小学2册以上5册以下，中学5册以上10册以下为第二捐助学校， 
小学5册以上，中学10册以上不捐助。 
人均可用书的定义： 
90年以后出版的学生用书，包括适龄学生阅读的文学科普及其他读物类，适合孩子阅读的旧杂志，学生用教辅类。 
3）第一期捐助数量（以下为小学标准，中学标准可适当提高） 
学生人数　　　　图书数量杂志 
０～５０　　　　 250 ２ 
５０～１００　　１５０～２５０　　３ 
１００～３００　２５０～４００　　４ 
３００～６００　４００～５００　　６ 
６００以上　５００～６００　　８～１０ 
4）我们捐助一所学校最终的目标是小学达到人均5本，中学达到人均10本，也就是小学人均5本以上，中学人均10本以上的学校在目前我们绝对不资助。最终目标不是短期或者一次就要达到，我们可以分步骤分阶段，第一阶段我们按照上述2的标准来捐助图书；当图书使用一段时间，我们有能力去做了图书监察，如果使用情况良好，而学校人均图书在5本以下，我们可以考虑追加资助，使学校人均图书拥有量小学达到5本，中学达到10本，这将是我们对这所学校的最后一次资助。 
对于那些学校人数基数比较大的，我们考虑长期的分多个阶段的图书资助，最终目标依旧是小学人均5本，中学人均10本。这样做的目的是一方面我们有了资助一个学校最终结束的目标，另一方面当我们募书点出现阶段性募书数量过大而又一时缺乏新的需要图书学校时调剂图书库存，减轻募书点存书的压力和一线义工的压力。 
5）关于有书学校的补充标准：85年以前书、课本、为了普九而凑数的书，不算数。85－95的书籍，算半数。请学校或协调员标明认为无用的书的类别和数量，可以考虑不算数 
 
 
关于费用的问题： 
 
jenny发表: 2005-08-24 11:54:46 第74楼 
 
不好意思这两天论坛不稳定，回复晚了，上周五的图书会议上也和各组长都说明了。 
我会补充到内部论坛报销程序里面去。 
 
和六妹老师，边老师，美国财务长shannon商量最后决定： 
 
第一：鉴于义工的流动性都很大，申请人应是在基金会里活跃服务半年以上并担任分组组长以上职务的正式义工。申请应该由大组组长与财务长共同批准。 
第二：不作长期备用金处理，作为预付款处理：由义工根据每次大规模活动的预算提出申请，每次活动结束后根据单据多还少补。 
第三：设上限不设下限：每笔预付款不得超过1500元。每个大组同一时间持有的预付款不得超过2000元。 
虽然可能有时不能完全COVER费用，但主要目的是减轻义工负担 
 
 
初步写了这些，有任何问题可联系学校组义工：运宝、twotwo

心笙 · 发表于 2005-7-19 00:25:58

本帖最后由 samen 于 2013-12-30 04:00 编辑

关于统一信 
 
统一信的新流程 
 
书从城市组发出之后，学校负责人填写好统一信，特别注意分别列出捐书超过50本和少于50本的朋友地址，发给becky， rebecca.zhao@atkearney.com 
信件包括 
1。正文此主题相关文件 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/bbsleadbbsfile/upload/2005/01/21/222157.doc">http://china.ocef.org/ocef/bbsleadbbsfile/upload/2005/01/21/222157.doc</a> 
2。填写好的统一信一 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/showart.asp?art_id=43&cat_id=1">http://china.ocef.org/ocef/showart.asp?art_id=43&cat_id=1</a> 
3。书目xls文件 
 
becky收到之后，给学校发信 
内容包括 
1。打印好的统一信一 
2。打印好的书目清单 
3。打印好的借阅登记表格 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/html/succor4.htm">http://china.ocef.org/ocef/html/succor4.htm</a> 
4。基金会以及捐书人的回邮信封 
 
收到学校反馈后，becky发统一信二 
内容包括 
1。信件正文 
<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/showart.asp?art_id=44&cat_id=1">http://china.ocef.org/ocef/showart.asp?art_id=44&cat_id=1</a> 
2。回邮信封 
 
图书捐助流程图： 
点击链接为大图<a target=_blank href="http://china.ocef.org/ocef/bbsleadbbsfile/upload/2005/01/10/170443.jpg">http://china.ocef.org/ocef/bbsleadbbsfile/upload/2005/01/10/170443.jpg</a> 
 
<IMG onmouseover="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" src="http://china.ocef.org/ocef/bbsleadbbsfile/upload/2005/01/10/170443.jpg" onload="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" align=absmiddle border=0> 
 
 
以下为老流程，请大家按照上面的新流程操作。 
======================================================================== 
如下是我做过的一个学校的统一信格式和发给becky的信件内容，请大家查看，有什么问题再联系我或者运宝： 
 
日期: Fri, 4 Mar 2005 04:17:21 -0600 
发件人: &quot;Lunshang Liang&quot; &lt;lunshang.liang@ocef.org&gt; 
收件人: rebecca.zhao@atkearney.com 
主题: 给***学校的统一信资料 
 
becky，你好 
 
填写好的统一信和书目清单请见附件。 
这次寄送地址为：云南省文山州麻栗坡县***小学（邮编）663600 
（收信人）*** 老师 
 
这次另外的回邮信封地址分别是： 
（50本以上捐书人邮编地址姓名） 
1、上海市**路**号 *** 邮编*** 
2、上海市**路**号**单位 *** 邮编*** 
 
明信片地址（50本以下的捐书人邮编地址姓名） 
1、上海市**路**号 *** 邮编*** 
2、上海市**路**号**单位 *** 邮编*** 
 
 
谢谢：） 
 
上海图书小组心笙 
2005-03-04 
 
附件内容，请参照填写好后mail给becky： 
统一信内容 
<IMG onmouseover="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" src="leadbbsfile/fileType/doc.gif" onload="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" align=absmiddle border=0>此主题相关文件 <A HREF="leadbbsfile/upload/2005/07/18/162424.doc" TARGET=_blank>162424.doc</A> 
 
书目文件 
<IMG onmouseover="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" src="leadbbsfile/fileType/xls.gif" onload="javascript:if(this.width>520)this.width=520;" align=absmiddle border=0>此主题相关文件 <A HREF="leadbbsfile/upload/2005/07/18/162505.xls" TARGET=_blank>162505.xls</A>

twotwo · 发表于 2005-7-19 00:29:38

本帖最后由 samen 于 2013-12-30 04:00 编辑

大家说，是不是应该去深圳跑一趟，把心笙抢回来？这么好的孩子肥水流了深圳田，上海OCEF亏大了。 
 
========================= 
加一段云鹰的贴： 
 
云鹰发表: 2005-08-03 18:38:22 人气:48 楼主 
 
请上海组注意，请使用新修订的图书捐助标准 
 
在最近看到上海组还在沿用以前的学校捐助标准，根据学校反馈的情况已经重新修订了捐助标准，现将新修订的标准重新发出来，方便大家工作： 
 
学校图书捐助标准 
1） 
学校的态度是第一条。所以我们坚持图书资助申请表收到才寄书。孩子都等了那么多年了，也不在乎这几天。寄给学校的申请材料帮助我们对学校图书工作的要求，从他们的表格填写中我们可以很好地看出他们的态度。 
今后，请学校和一线义工寄平信就好。拍照扫描也行，原件寄来存底。 
2）捐助次序 
捐助与否取决于人均可用书。 
小学2册以内，中学5册以内优先捐助， 
小学2册以上5册以下，中学5册以上10册以下为第二捐助学校， 
小学5册以上，中学10册以上不捐助。 
人均可用书的定义： 
90年以后出版的学生用书，包括适龄学生阅读的文学科普及其他读物类，适合孩子阅读的旧杂志，学生用教辅类。 
3）第一期捐助数量（以下为小学标准，中学标准可适当提高） 
学生人数　　　　图书数量杂志 
０～５０　　　　 250 ２ 
５０～１００　　１５０～２５０　　３ 
１００～３００　２５０～４００　　４ 
３００～６００　４００～５００　　６ 
６００以上　５００～６００　　８～１０ 
4）我们捐助一所学校最终的目标是小学达到人均5本，中学达到人均10本，也就是小学人均5本以上，中学人均10本以上的学校在目前我们绝对不资助。最终目标不是短期或者一次就要达到，我们可以分步骤分阶段，第一阶段我们按照上述2的标准来捐助图书；当图书使用一段时间，我们有能力去做了图书监察，如果使用情况良好，而学校人均图书在5本以下，我们可以考虑追加资助，使学校人均图书拥有量小学达到5本，中学达到10本，这将是我们对这所学校的最后一次资助。 
对于那些学校人数基数比较大的，我们考虑长期的分多个阶段的图书资助，最终目标依旧是小学人均5本，中学人均10本。这样做的目的是一方面我们有了资助一个学校最终结束的目标，另一方面当我们募书点出现阶段性募书数量过大而又一时缺乏新的需要图书学校时调剂图书库存，减轻募书点存书的压力和一线义工的压力。 
5）关于有书学校的补充标准：85年以前书、课本、为了普九而凑数的书，不算数。85－95的书籍，算半数。请学校或协调员标明认为无用的书的类别和数量，可以考虑不算数 
 
再加一段关于费用的问题： 
 
jenny发表: 2005-08-24 11:54:46 第74楼 
 
不好意思这两天论坛不稳定，回复晚了，上周五的图书会议上也和各组长都说明了。 
我会补充到内部论坛报销程序里面去。 
 
和六妹老师，边老师，美国财务长shannon商量最后决定： 
 
第一：鉴于义工的流动性都很大，申请人应是在基金会里活跃服务半年以上并担任分组组长以上职务的正式义工。申请应该由大组组长与财务长共同批准。 
第二：不作长期备用金处理，作为预付款处理：由义工根据每次大规模活动的预算提出申请，每次活动结束后根据单据多还少补。 
第三：设上限不设下限：每笔预付款不得超过1500元。每个大组同一时间持有的预付款不得超过2000元。 
虽然可能有时不能完全COVER费用，但主要目的是减轻义工负担

yun622 · 发表于 2005-7-19 09:07:12

不会阿，就只看到心笙的留言做事情就有动力拉，嘿嘿。就是最近又是学校保先，又要上班，晚上还要补材料，时间少的可怜哦，555。上班的时候公司限制不能打开网页，回到家又没时间上网，<img src="leadbbsfile/UBBicon/em12.GIF" width=20 height=20 align=absmiddle border=0>。=开学了，哈哈，我就能空很多拉，可以多用点心回来工作了。 
 
p.s.申明哦，虽有以上陈述，但我不是美女，哈哈

六妹 · 发表于 2005-7-19 17:52:29

谢谢心笙, 介绍的那么详细~~~~~~~~~~~

心笙 · 发表于 2005-7-19 21:30:08

都不在上海了，还能做点事情我很高兴，大家别只顾客气，看看有什么需要补充和修改的

六妹 · 发表于 2005-7-25 20:51:33

今天又看了一遍,下载了需要的感谢信,但第二个表格打不开:(

twotwo · 发表于 2005-7-26 01:03:55

谁能把这个贴子加加精啊，最好置顶。

若兰君 · 发表于 2007-2-12 09:16:33

真厉害，顶上来

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学校后期组联络工作内容

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re:今天又看了一遍,下载了需要的感谢信,但第...

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