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[新公告] 义工回信要求(2011版)&回信组主要负责人及QQ群

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发表于 2011-11-8 17:39:43 | 显示全部楼层 |阅读模式
(本帖从虹桥论坛转)
各位回信组义工:

  非常欢迎大家参加回信工作。

  新进义工可能对于回信工作的流程和基本规范不是很了解;一些已经参加回信的义工也可能对回信的具体文字等不知如何把握。

  因此,我在这里和几位有经验的老义工一起写了这个帖子,都是我们的回信义工从工作中总结而出的经验,其中有回信快速入门、疑难问题解答、可提倡的做法和应避免的语言等一系列资料,不乏精品之作。请大家在开始回信之前、之中、甚或是之后逐一阅读,相信一定会有所收获,也能避免一些不必要的失误。

  谢谢每一位义工为OCEF所做的一切。

1楼 目录
2楼 关于回信
3楼 回信文字要求一:统一要求
4楼 回信文字要求二:具体要求
5楼 回信文字要求三:特殊问题处理建议

  我会经常更新这个帖子,也请大家关注!

                                   组长:小猫
                                   2011年02月24日


回信组主要负责人及QQ群:

回信组荣誉领导:荆棘鸟 QQ:1505875882 回信组九袋长老、天山童姥

回信组组长:南顾雨 QQ:82718413 
回信组副组长:小山 
回信组服务骨干:浅笑、mgrlin、望斜阳、秋秋、耗子
回信组回信骨干:丁香、蓝莲花、秋秋、吉吉、


QQ群:
  出版组QQ群:9081278 群主:南顾雨 群副:阿驰、荆棘鸟、叶子
  OCEF回信组:9629506 群主:9860686 (这个群基本上属于死火山状态)

OCEF其他QQ群:
  OCEF资助大学生联合会:103119076 群主:459810762 (大学生官方群)
  OCEF大学生心灵驿站:122570345 群主:叶子:532671725 

  OCEF新义工:7632694 群主:jenny QQ:68419766
  OCEF新申请义工群:12677157
  OCEF新义工群:9796985

  OCEF人力组 人力群:16050504


  OCEF北京义工组:15860329 群主:SUE QQ:82943084
  OCEF上海义工组:56974292
  OCEF鲁豫津冀东三省义工群:57968898  群主:文竹 QQ:664740871
  OCEF武汉义工:32022557 群主:令狐冲 QQ:40127796 
  OCEF福建义工群:24754770
  OCEF深圳义工群:5923484
  OCEF新疆义工群:19901538
  OCEF广州义工群:5422066
 楼主| 发表于 2011-11-8 17:45:39 | 显示全部楼层
本帖最后由 gzwxt98 于 2013-12-20 13:36 编辑

一、关于回信:
为大家简单介绍一下回信组日常处理信件工作的流程,方便大家有个直观的印象,如果有义工对这些工作有兴趣做进一步了解,也欢迎给我们发邮件:vkletter@ocef.org

1、接收孩子来信并登记
2、对孩子来信进行编号
3、上传来信至服务器及虹桥论坛
4、组织回信及审信
5、收回合格回信进行登记并校对
6、寄出回信并上传回信至服务器

大体上就是这些,大多数义工需要做的是其中的第4步:参加回信及审信。

二、回信快速入门
(一)准备工作
首先需要在OCEF中国事务论坛注册一个ID。如果有困难的话,请发信到:vkletter@ocef.org
请先在“综合区”建立一片自留地,用于你记录自己在参与中的收获心得甚至是流水帐。
建完自留地之后,欢迎你来这里做个自我介绍:
http://china.ocef.org/bbs/thread-86119-1-1.html

有疑问可以进出版组的QQ群:9081278
(二)回信流程
回信流程

回信请前往“回信区”:http://china.ocef.org/bbs/forum-4463-1.html
信件的标题以“回复状态+学校ID+学生ID”来命名,回复状态分为:
N 有新信,等待回复
R 回复中,等待修改
C 回复完成
学校ID为四位,学生ID为四至五位,ID前如有字母t,表示临时ID。标题加重表示需要优先处理的信件。

1、首先找到你想回复的信件:捐款人可以通过搜索“学生ID”来找到你所捐助的学生来信。

2、回信前确认:当你确定你将回复来信后,请先在该封来信下跟贴,说明你将回复这封信,最迟什么时候交稿(不超过一周)。 回帖的目的是让其他人明确这封来信的回复状态。超过一周未贴出回信初稿的占座贴会被删除。

3、回信进行时:请直接在该贴下回复,得到回信初稿。初稿贴出后的一两天内,版主会修改信件标题为“R”。
除了回信还可以提出以下几个内容:
来信中还提出哪些问题,有哪些方面需要表扬,你有什么建议(比如说奖品)。

4、回信后:经常关注大家的评价和意见,并及时修改回信(请保留原来的回信,修改稿继续跟贴给出)

5、参与回信讨论:对他人的回信提出自己的意见是一种快速学习的方法。你可以在该贴下直接表达你的意见。意见详细、态度真诚往往令人更能接受。
以下是一些简单方法:
A.原稿指导方法对不对?
希望表现出积极向上,热情鼓励。
B.原稿是不是容易被接受?
原稿可以引经据典,不过要根据孩子的接受能力加以说明。
C.原稿是不是和其他信件大量雷同
这是基于你阅读大量回信的情况下,每一封回信都针对一位学生(集体回信除外),如果他们得到都一样,完全可以用集体回信代替,不需要我们费心执笔了。
D.你有什么新的建议可以补充?
比如有些问题没有回答,你可以回答其中一部分。比如你发现孩子有严重的心理障碍,你想对他(她)说些什么。比如你认为还有需要表扬的地方。
E.修改方法可以是:
“...原文...”——“...修改...”
比如 “中国海外教育基金会”——“海外中国教育基金会”

6、回信完成:修改稿贴出后一周内没有任何其他意见,版主将会修改信件标题为“C”表示回信完成。完成后的回信将由OCEF的义工校对整理,以班级为单位寄给该生所在学校协调员。

7、回信过程中的注意事项:
1)你可以署真名,也可以署笔名,也可以用基金会的叔叔(阿姨)代替。
2)鼓励积极向上,多给予表扬(原因要具体,表扬要贴切),在这个基础上适当指出一些错误,比如错别字,字迹潦草等等。
3)不要灌输“唯有读书高”的想法,提倡为兴趣而学。避免“金钱至上”。
4)鼓励学生多帮助他人,从而消除自卑感。
5)注意用语,多考虑是否会在无意中伤害孩子的自尊心。
6)回信后,请自己先仔细检查,减少他人的工作量。
7)为便于统一审核并及时打印寄出,请先集中认领同一所学校的学生来信,待该校信件全部回复完毕再认领其它学校来信。

(三)回信小贴士
回信小贴士

举一些比较常用的写法。
(仅做参考,请不要拘泥于形式)

1、称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
**
**小朋友
**同学
**妹妹
活泼可爱的**
充满希望的**

2、问候语:如写“你好”、“近来学习是否顺利”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。

3、开头
——大姐姐收到了你的来信,真是高兴极了!看到你写了那么多心里话,就仿佛看见你坐在身边,和大姐姐拉着手说话呢。
——你好呀!我是兜兜熊姐姐,你今后就可以这样称呼我了。
——姐姐看到你的来信很感动,字写得那么清楚漂亮,回答问题又那么认真,还有自己的思想,“只要我们做什么事情都充满信心,就一定会成功的”,说的多好!
——很高兴能收到你的信,看了你的信,让我想起了我高中时的生活。
——你好! 我是海外中国教育基金会的义工/朋友,感谢你真挚的来信,带给我们以鼓舞和欣慰。

4、中段:针对特定问题提出意见和建议,多加鼓励。先总说,然后解释,最后启发。
——开卷有益,意思是说只要翻开书本就能从中得到好处。鼓励你们看书,创造条件能让你们看书,这是我们的应该的。但并不是说一定要从书本中才可以学到如何生活,如果做人。书本的知识来于生活,更多的学习我们要从生活中去体验。
——从生活中学习,首先,要学会细致的观察.观察之后,你才能发现很多的问题,才能去思考问题,去寻找问题的答案.下一次的来信当中,你能去观察你身边的人或者物,然后在信中描述出来么?

5、结尾:可以鼓励来信;可以祝福;可以表达希望。

6、祝福:以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。
衷心祝愿**
祝 荣荣好!
学习进步!
万事如意!
学习顺利!
快乐,健康!
身体健康!
生活愉快!
天天快乐,新学期有新收获!
天天开心!
天天进步!
祝你早日实现理想!
学业有成,一帆风顺!

7、落款及署名
***
你的大朋友:***
基金会的阿姨/叔叔
基金会的叔叔阿姨
你的大姐姐/大哥哥:***
爱你的大姐姐/大哥哥:***
晓虹
海外中国教育基金会
关注着你的姐姐/哥哥

8、时间
2007年5月11日
2007.5.11
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 楼主| 发表于 2011-11-8 17:47:11 | 显示全部楼层
一、回信统一要求

  (一)应使用标准的回信格式。体例如下:

(二)几点说明要特别注意:

  1、回信要表现出积极向上,热情鼓励,多给予表扬(原因要具体,表扬要贴切),在这个基础上适当指出一些错误,比如错别字,字迹潦草等等。

  2、回信中可以引经据典,不过要根据孩子的接受能力加以说明。

  3、来信有大量雷同如何处理?

  这种情况下,OCEF经过讨论后仍要求逐封回复,回复内容也要尽量避免雷同。产生雷同的原因多种多样,我们不可以妄加揣测,但回复信件的心态应真挚、坦诚,不存疑虑。

  4、不要灌输“唯有读书高”的想法,提倡为兴趣而学。避免“金钱至上”。

  5、要鼓励学生多帮助他人,从而消除自卑感。

  6、注意用语,多考虑是否会在无意中伤害孩子的自尊心。

  7、回信后,请自己先仔细检查,减少他人的工作量。

  8、留个常用邮箱。一般我们写完回信后,学生收到信后,会给这位义工再写信件过来,并和这位义工进行深层次的沟通。我们希望义工能与这位学生保持持续的沟通,但是有些义工回完信件后就不再出现,这样就无法保证义工和学生之间的持续交流,为了改善这种状况,我们建议义工留个常有邮箱,以便学生再写信给你时,我们可以联系到你。

   9、回信中避免使用“你们”
   信件一般是写给个人的(除非要回信给几个人,可以使用“你们”)。有的义工回信多了,感受多了,在回信中会写成“你们”,这样不好。对于读信的人来说,更希望看到针对他/她个人的来信,那样会更亲切更有针对性。


  (三)举一些比较常用的写法。(仅做参考,请不要拘泥于形式)

  1、称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
**
**小朋友
**同学
**妹妹
活泼可爱的**
充满希望的**

  2、问候语:如写“你好”、“近来学习是否顺利”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。

  3、开头
——大姐姐收到了你的来信,真是高兴极了!看到你写了那么多心里话,就仿佛看见你坐在身边,和大姐姐拉着手说话呢。

——你好呀!我是兜兜熊姐姐,你今后就可以这样称呼我了。

——姐姐看到你的来信很感动,字写得那么清楚漂亮,回答问题又那么认真,还有自己的思想,“只要我们做什么事情都充满信心,就一定会成功的”,说的多好!

——很高兴能收到你的信,看了你的信,让我想起了我高中时的生活。

——你好! 我是海外中国教育基金会的义工/朋友,感谢你真挚的来信,带给我们以鼓舞和欣慰。

  4、中段:针对特定问题提出意见和建议,多加鼓励。先总说,然后解释,最后启发。
——开卷有益,意思是说只要翻开书本就能从中得到好处。鼓励你们看书,创造条件能让你们看书,这是我们的应该的。但并不是说一定要从书本中才可以学到如何生活,如果做人。书本的知识来于生活,更多的学习我们要从生活中去体验。

——从生活中学习,首先,要学会细致的观察.观察之后,你才能发现很多的问题,才能去思考问题,去寻找问题的答案.下一次的来信当中,你能去观察你身边的人或者物,然后在信中描述出来么?

  5、结尾:可以鼓励来信;可以祝福;可以表达希望。

  6、祝福:以最一般的“祝 好”、“此致”为例。因为是给年轻人回信,所以不用写“此致、敬礼”等非常正式的祝福语。以下为参考:
衷心祝愿**
祝 荣荣好!
学习进步!
万事如意!
学习顺利!
快乐,健康!
身体健康!
生活愉快!
天天快乐,新学期有新收获!
天天开心!
天天进步!
祝你早日实现理想!
学业有成,一帆风顺!

  7、落款及署名
***
你的大朋友:***
基金会的阿姨/叔叔
基金会的叔叔阿姨
你的大姐姐/大哥哥:***
爱你的大姐姐/大哥哥:***
晓虹
海外中国教育基金会
关注着你的姐姐/哥哥

  8、时间
2007年5月11日
2007.5.11
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 楼主| 发表于 2011-11-8 17:47:24 | 显示全部楼层
二、回信具体要求

  学生的来信内容各不相同,具体有以下几类,请回信员和审核员按照以下要求对回信进行写作和编辑。

  (一)感谢信的回信

  感谢信是来信中比例最大的,一般包括普通感谢信和汇报学习生活的感谢信。

  对这部分来信的回信比较灵活。回信人既可以结合自己的生活经历对学生给予鼓励,也可以和学生共同探讨一些问题。


  (二)未做特别说明的作文稿

  这类稿件有的是图书组的读后感,有的则是学生的作文。通常这些文章也会用于我们的杂志稿件。在回复此类稿件时,要注意一定要针对作文的写作给予点评和建议!具体有以下要求:

1、要对学生写作文来稿这件事给予鼓励

例如:
  很高兴收到了你的作文《XXXXX》!海外中国教育基金会面向农村小学和初中捐赠了不少图书,也资助了不少学生,目的就是希望同学们有一个更好的学习环境。

  看到你写的作文,我感到很欣慰,说明你很重视写作。“语言是思维的载体”。一个人的逻辑结构,思想形态,思考深度、全面性、对表达内容的组织,以及、价值观、文笔等等,都会在一篇文章中体现出来。学生时代的写作学习不光是语文知识的学习,更是一种对思维的锻炼。

2、对学生的作文要给予一定的评价。

  对好的方面、需要改进的地方要给出说明;对好句子可以特别提出来表扬。

例如:
  你的作文《XXX》中,我感到写的很不错的地方是……

  不过,还有一些小问题需要改进:……

  3、最后,可以写一些与作文来稿不直接相关的话,主要是学习鼓励;回信人的一些个人体验等等,祝福学生。


  (三)《乡村少儿》的征稿

  这是明确的投稿来信,对这类来信要求如下:

  1、要有统一的回复抬头。

  抬头范本如下:

XXX同学:
  你好!

  你的来稿我们已经收到了。非常感谢你能够积极的投稿!

  《乡村少儿》杂志是海外中国教育基金会面向农村小学三到五年级学生和初中生,特别是贫困受助生的一份小报。这里的稿件大多数来自全国各地的小学校的学生投稿,他们把自己的学习心得,读书感受,生活中有趣的事情都记录下来,汇集成优美的文字,呈现在我们的杂志上。我们会定期将优秀的稿件发表在杂志上,还会给优秀的投稿人颁发奖品!

  海外教育基金会的《乡村少儿》编辑部已经收到你的信啦,正在紧张的评比中。写这封信给你,是告诉你不要着急哦!让我先睹为快,对你的投稿做一个评价吧:
(这里是评价)

  2、要密切注意作文抄袭的情况。

  虽然这种情况发现起来有一定的难度,但是一旦发现,一定要指出。

发现这种情况,在回信时,可以参考丁香老师的范文:

XXX同学:
  你好!

  你的来稿我们已经收到了。非常感谢你能够积极的投稿!

  《乡村少儿》杂志是海外中国教育基金会面向农村小学三到五年级学生和初中生,特别是贫困受助生的一份小报。这里的稿件大多数来自全国各地的小学校的学生投稿,他们把自己的学习心得,读书感受,生活中有趣的事情都记录下来,汇集成优美的文字,呈现在我们的杂志上。我们会定期将优秀的稿件发表在杂志上,还会给优秀的投稿人颁发奖品!

  《乡村少儿》选稿的首要条件是那些用自己的语言记载自己的经历的文章。也许初接触作文,会觉得无话可说,有些事发生了却不知要怎样组织语言才能表达通顺清晰。对很多小朋友来说,作文是让人头痛的事。其实你们的语文书里每篇课文都是在教你写文章,开始时可以模仿,对于不知道怎样形容的,可以摘录别人的好词好句,只有这样才能通过多练多写有所提高,也只有这样才有意义。

  我们在来稿里,发现有些文章不是自己写的,很遗憾,这就不符合我们征稿的本意了。虽然用别人的文章省了不少力,可是随着我们的成长,越来越多时候需要用文字来与人沟通,表达自己的观点和想法,那时找不到把你想说的话都说出来的现成的文章了,怎么办呢?所以最根本的,还是要自己从小练习,掌握这项本领。

  我觉得面对学习的困难,文章里写的种地一样,只要有不怕累不怕苦的精神,就一定会有丰盛的收获。

  好了,不多说了。欢迎你多多来稿。

                                               祝
                                       学习进步,开心健康!
                                
                                          海外中国教育基金会义工   XXX
                              XX年XX月XX日
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 楼主| 发表于 2011-11-8 17:47:38 | 显示全部楼层
三、信中的特殊问题处理建议

  (这部分的内容,我还会不断补充)

  学生中来信中有时会提到一些特殊的问题,基于以往的经验,我们对一下常见问题做以下建议。

  (一)希望申请成为OCEF义工的

  1、要对这类学生给予感谢和肯定。

  2、视学生的具体情况给予答复。如学生未成年、且个人尚未具备自主谋生的能力,则委婉拒绝,鼓励学生要以学习为主。

  3、对已成年、具备自主谋生能力的学生,在肯定之余,告知申请义工的途径和方法。

例如:
  这是基金会的网站:http://www.ocef.org/,你有空的时候可以上去浏览一下,增加对基金会的了解,也可以直接在线申请加入义工,到时候根据你本人的意愿以及专长,基金会人力组的哥哥姐姐们会帮你分配相应的小组,指导你开展义工工作。


  (二)希望继续申请奖学金的

  针对考取大学后仍需要OCEF资助的学生,可以给予以下示例答复:

  关于你希望在大学时期申请奖学金的事宜,海外中国教育基金会目前的政策是这样的,基金会对高中时期获得海外中国教育基金会奖学金、且考取高等院校的学生,一次性奖励1000元奖金作为鼓励。因此,目前基金会暂无大学生的奖学金项目;不过,大学是可以申请国家助学贷款的,这将会对你求学期间的经济状况有所帮助,你也可以咨询老师了解一下。
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发表于 2011-11-8 20:09:25 | 显示全部楼层
 灰常感谢组长从虹桥论坛捞贴
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发表于 2016-4-27 22:12:20 | 显示全部楼层
终于找到一些答案。:L
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